TRAINING RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

DESKRIPSI TRAINING RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Pelatihan Records Management System (RMS) sangat penting untuk memastikan pengelolaan arsip dan dokumen perusahaan atau organisasi berjalan secara efisien dan terstruktur. Dengan adanya pelatihan RMS, para pegawai akan memahami cara yang tepat dalam menyimpan, mengakses, dan mengamankan data serta informasi penting yang berkaitan dengan operasional organisasi. Sistem ini membantu dalam mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen serta meminimalkan kesalahan manusia dalam pengelolaan informasi. Selain itu, pelatihan RMS juga meningkatkan produktivitas dan transparansi, memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, serta mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan dalam waktu singkat. Dengan demikian, pelatihan ini berperan besar dalam menjaga keberlanjutan operasional organisasi dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.

TUJUAN PELATIHAN RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Tujuan pelatihan Records Management System (RMS) adalah untuk memberikan pemahaman kepada peserta mengenai cara yang tepat dalam mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen serta informasi penting dalam suatu organisasi. Pelatihan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua records dikelola dengan efisien, aman, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Selain itu, pelatihan RMS juga bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dalam menggunakan sistem untuk meminimalkan risiko kehilangan data, mempercepat pencarian informasi, dan mengurangi kesalahan dalam pengelolaan arsip. Dengan tujuan tersebut, pelatihan ini juga bertujuan untuk mendukung transparansi, meningkatkan produktivitas organisasi, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan standar pengelolaan arsip yang berlaku.

LIST OUTLINE MATERI PELATIHAN RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

1. Pendahuluan
   • Pengertian Records Management System (RMS)
   • Pentingnya manajemen arsip dan dokumen dalam organisasi
   • Tujuan dan manfaat pelatihan RMS
2. Konsep Dasar Records Management
   • Pengertian dan jenis-jenis records (fisik dan elektronik)
   • Siklus hidup dokumen: pembuatan, penyimpanan, pengaksesan, dan penghancuran
   • Klasifikasi dan pengkodean dokumen
3. Prinsip Dasar Records Management
   • Akurasi dan integritas data
   • Kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan
   • Keamanan informasi dan perlindungan data
4. Implementasi Records Management System (RMS)
   • Pemilihan dan penerapan RMS yang tepat
   • Integrasi RMS dengan sistem lain dalam organisasi
   • Proses dan prosedur pengelolaan arsip
5. Teknologi dalam RMS
   • Sistem digital vs sistem manual
   • Penggunaan perangkat lunak RMS
   • Keuntungan dan tantangan dalam penggunaan teknologi untuk manajemen arsip
6. Proses Pengelolaan Dokumen
   • Pengarsipan dan penyimpanan dokumen
   • Pengamanan dan backup data
   • Proses pemusnahan atau penghancuran arsip
7. Kepatuhan dan Regulasi dalam RMS
   • Regulasi yang berlaku dalam manajemen arsip (misalnya UU ITE, UU Kearsipan)
   • Standar pengelolaan arsip internasional (ISO, DoD)
   • Penanganan dokumen sensitif dan bernilai tinggi
8. Praktik Terbaik dalam Records Management
   • Best practices dalam pengelolaan dokumen fisik dan elektronik
   • Pengendalian akses dan otorisasi pengguna
   • Audit dan evaluasi sistem pengelolaan arsip
9. Studi Kasus dan Diskusi
   • Analisis kasus nyata terkait kesalahan pengelolaan arsip
   • Pembelajaran dari kegagalan dan keberhasilan implementasi RMS
   • Diskusi tentang tantangan dan solusi dalam manajemen arsip
10. Penutupan dan Evaluasi
    • Review materi pelatihan
    • Tanya jawab dan klarifikasi
    • Evaluasi dan umpan balik dari peserta pelatihan

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Manajer dan Staf Administrasi

Mereka bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dan dokumen, baik fisik maupun digital. Pelatihan RMS membantu mereka dalam memahami cara yang tepat untuk menyimpan, mengorganisir, dan mengakses informasi dengan efisien.

Tim IT dan Pengelola Sistem

Tim ini berperan dalam implementasi, pemeliharaan, dan pengembangan sistem RMS. Pelatihan RMS penting untuk memastikan mereka dapat mengelola dan mendukung infrastruktur teknologi yang digunakan untuk pengelolaan arsip.

Staf Legal dan Kepatuhan (Compliance)

Mengingat dokumen dan arsip sering kali memiliki nilai hukum dan regulasi tertentu, staf di departemen ini perlu memahami cara mengelola records sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk menghindari masalah hukum.

Manajer Keuangan dan Akuntansi

Mereka mengelola dokumen finansial dan laporan yang perlu diarsipkan dengan benar. Pelatihan RMS akan membantu mereka menjaga keakuratan, keamanan, dan aksesibilitas data keuangan.

Pimpinan dan Manajer Proyek

Pimpinan proyek sering menangani berbagai jenis dokumen penting dan perlu mengelolanya dengan baik agar proyek berjalan lancar dan semua dokumen terkait mudah diakses.

Tim Human Resources (HR)

HR menyimpan banyak data penting terkait karyawan, seperti kontrak, riwayat pekerjaan, dan dokumen pribadi lainnya. Pelatihan RMS akan membantu mereka memastikan data karyawan dikelola dengan aman dan sesuai regulasi.

Staf Pengelola Arsip (Records Manager)

Mereka yang secara khusus menangani pengelolaan arsip di perusahaan. Pelatihan ini memberikan keterampilan yang lebih mendalam dalam mengelola berbagai jenis arsip baik fisik maupun digital.

Staf Operasional

Staf yang terlibat dalam aktivitas sehari-hari yang memerlukan pengelolaan dokumen atau data operasional perlu memiliki pemahaman tentang sistem pengelolaan arsip yang efektif.

Auditor Internal dan Eksternal

Auditor membutuhkan pemahaman tentang bagaimana arsip dikelola dan disimpan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan yang berlaku.

Semua Pegawai di Organisasi

Meskipun beberapa departemen lebih terlibat langsung, semua pegawai yang sering berinteraksi dengan dokumen atau data organisasi dapat memperoleh manfaat dari pelatihan RMS, khususnya dalam hal pengelolaan dan pencarian informasi yang lebih efisien.

Pemateri/ Trainer Pelatihan Records Management System (Rms)

Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing. Sebelum pelatihan berlangsung Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim training kami untuk menentukan outcome/ kompetensi yang ingin Anda capai setelah mengikuti pelatihan ini.

Metode Pelatihan Proses Pengelolaan Dokumen

Materi yang akan disampaikan dalam training menggunakan metode yang terdiri dari presentasi 20% , Diskusi 20%, dan Praktek kurang lebih 60 % dari keseluruhan materi pelatihan yang akan disampaikan oleh pemateri kami.  Namun jika dirasa metode ini kurang tepat untuk Tim dan Perusahaan Anda, tidak perlu sungkan untuk mendiskusikan hal ini kepada tim training kami sehingga kompetensi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan tempat Anda bekerja.

Lokasi Pelatihan Backup Data

Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.

Jadwal Training Terbaru di Tahun 2026

Januari : 16-17 Januari 2026
Februari : 13-14 Februari 2026
Maret : 5-6 Maret 2026
April : 24-25 April 2026
Mei : 21-22 Mei 2026
Juni : 11-12 Juni 2026
Juli : 16-17 Juli 2026
Agustus : 20-21 Agustus 2026
September : 17-18 September 2026
Oktober : 8-9 Oktober 2026
November : 12-13 November 2026
Desember : 17-18 Desember 2026

Selain Jadwal yang sudah kami tentukan tahun ini. Tanggal pelaksanaan pelatihan tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Sebelum menentukan tanggal pelaksanaan pelatihan sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu kepada tim marketing kami.

Investasi Training Backup Data Offline tahun 2026 ini :

Berikut ini adalah biaya investasi pelatihan tahun 2025 :

1. Jakarta : Rp7.500.000,-
2. Bandung : Rp7.500.000,-
3. Jogja : Rp7.000.000,-
4. Surabaya : Rp7.500.000,
5. Bali : Rp8.500.000,-
6. Lombok: Rp9.500.000,-
7. Batam : Rp9.500.000,-
8. Malang : Rp7.500.000,-

Biaya investasi dapat berubaha sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan di website ini. Untuk mendapatkan Promo atau Diskon potongan biaya Investasi kami sarankan untuk menghubungi tim marketing pelatihan kami melalui Whatsapp atau email. Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.